Teknik Dokumentasi Sistem

Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan :

1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

Ada banyak teknik dokumentasi sistem. Yang jelas, teknik dokumentasi sistem dapat dibedakan menjadi teknik untuk mendokumentasikan input sistem, proses sistem, database sistem dan output sistem.

Input dan output sistem biasanya didokumentasikan dalam bentuk rancangan input (rancangan dokumen) dan rancangan output. Rancangan dokumen tidak hanya berupa gambar dokumen, tetapi juga dilengkapi dengan penjelasan bagaimana mengisikan data ke dalam dokumen tersebut, siapa yang bertanggung jawab untuk mengarsip dokumen serta mengisi dokumen. Sedangkan rancangan output dapat berupa contoh-contoh laporan (output sistem.)

Yang paling banyak ragamnya adalah teknik untuk mendokumentasikan proses. Berikut adalah sebagian dari teknik untuk dokumentasi proses.

1. Flowchart program. Flowchart program biasa dibuat oleh programer untuk menggambarkan alur kode program.
2. Flowchart sistem. Flowchart sistem biasa dibuat oleh orang akuntansi untuk menggambarkan sistem operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan. Dalam flowchart sitem akan terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen dalam perusahaan. Flowchart sistem ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian internal dalam sebuah perusahaan.
3. Data Flow Diagram. Data flow diagram dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah organisasi. Data Flow Diagram berguna untuk menggambarkan proses tidak perduli apakah proses tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan komputer.  
4. Use Case. 

 

Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem :

• Analisis Sistem
  Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian   fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

• Desain Sistem
  Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

• Implementasi Sistem
  Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

Teknik-Teknik Sistem

• Bagan Arus (FlowChart)
  Merupakan alat yang digunakan untuk :
  a.      dokumentasi sistem yang sudah ada.
  b.      Mendesain sistem baru
  c.      Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
  1.      Dokumen flowchart
  2.      Sistem / proses flowchart

• Bagan Arus Dokumen
  Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
  Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart
  a.      Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.
  b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.
  c.      Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.
  d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

• Bagan Arus Sistem
  Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :
  -  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.
  -  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
  -  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

• Bagan Arus Program
  Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program.
  Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :
  1.      Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
  2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
  3.      Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
  4.      Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.
  5.      Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

• Data Flow Diagram (DFD)
  Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).
  Elemen dalam suatu DFD :
  a.      Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
  b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.
  c.      Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.
  d.      Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

• Bagan IPO dan HIPO
  - Bagan IPO
  Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu   sistem secara utuh.
  - Bagan HIPO
  Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

Flowchart Penjualan Tunai

Di atas tersaji flowchart penjualan tunai. Agar karyawan tidak memiliki peluang untuk melakukan kecurangan (fraud), maka sebaiknya penjualan tunai dilakukan oleh paling tidak 2 orang karyawan. Karyawan pertama bertugas sebagai pramuniaga. Sedangkan karyawan kedua bertanggung jawab untuk menerima kas dari pelanggan (kasir). Bagian pengambilan barang dapat dirangkap oleh karyawan pertama. 

Faktur penjualan tunai cukup dibuat rangkap dua. Pramuniaga akan menyiapkan faktur dua lembar dan menyerahkan faktur ke pelanggan. Pelanggan membawa faktur ke kasir dan membayar. Kasir menerima kas, dan mencap lunas kedua lembar faktur. Kedua lembar faktur dibawa oleh konsumen ke pramuniaga untuk mengambil barang. Pramuniaga mencap "telah diambil" pada kedua faktur tersebut. Faktur lembar pertama diserahkan ke konsumen sebagai bukti konsumen telah lunas membayar. Faktur lembar kedua diarsip pramuniaga. 

Sore hari, total faktur lembar kedua dari penjualan sepanjang hari harusnya cocok dengan saldo kas yang ada di tangan kasir. Total kas dan seluruh faktur akan diserahkan ke pemilik toko pada saat tutup toko.

Untuk penjualan kredit, flowchartnya sebagai berikut :

Flowchart Penjualan Kredit

Flowchart ini dibuat dengan asumsi berikut ini :

1. Perusahaan menjual secara kredit.
2. Perusahaan memproses transaksi penjualan secara manual.
3. Lokasi gudang terpisah dengan lokasi kantor (lokasi tempat parmuniaga melayani pesanan konsumen).