Kerangka Kerja COSO

 The Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) merupakan kesepakatan beberapa organisasi di Amerika. Internal Control menurut COSO ialah suatu proses yang dipengaruhi oleh orang  - orang yang terlibat di dalamnya, direksi, manajemen, dan personal lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang wajar bahwa tujuan berikut akan tercapai efektivitas dan efisiensi operasi, dapat dipercayainya laporan keuangan, ketaatan pada peraturan dan undang - undang.

Kerangka kerja COSO memiliki 3 kategori sasaran hasil yang memperbolehkan perusahaan untuk fokus kepada sebagian aspek pengendalian internal :

·         Operations Objectives (tujuan operasi) : bagian ini membahas efektivitas dan efisiensi dalam operasi perusahaan, termasuk didalamnya operasi, tujuan pelaporan keuangan, serta penjagaan terhadap kerugian aset.

·         Reporting Objectives (tujuan pelaporan) : bagian ini membahas laporan yang dapat dipercaya, dapat diuji, atau handal. Meliputi laporan keuangan dan non keuangan baik untuk pihak internal, maupun eksternal.

·         Compliance Objectives (tujuan pemenuhan) : bagian ini berisi ketaatan terhadap hukum dan peraturan – peraturan di tempat perusahaan itu berdiri.

Untuk mendukung organisasi dalam mencapai tujuannya, ada lima komponen pengendalian internal, yaitu :

·                Control Environment (Lingkungan Pengendalian)

·                Risk Assessment (Penaksiran Resiko)

·                Control Activities (Aktivitas Pengendalian)

·                Information and Communication (Informasi dan Komunikasi)

·                Monitoring Activities (Aktivitas Pemantauan)

Komponen pengendalian internal ini juga berhubungan dengan semua perusahaan, dan kepada entity level (tingkatan pemilik perusahaan), subsidiaries (aktivitas tambahan), division (divisi), dan beberapa individual operating units (unit operasi individu), functions (fungsi) atau subset lain dari entitas.

Hubungan Antara Tujuan, Komponen, dan Kesatuannya

Hubungan langsung antara objek/tujuan, yang mana berarti apa yang ingin dicapai oleh perusahaan, komponen – komponen, yang berarti apa yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuannya, dan unit – unit operasi, kepemilikan legal, serta struktur lainnya dalam perusahaan. Hubungannya dapat dilukiskan dalam bentuk kubus.

·  Tiga kategori tujuan diperlihatkan dalam kolom.

·  Lima komponennya diperlihatkan dalam baris.

· Struktur organisasinya yang mewakili keseluruhan entitas, divisi, cabang, unit operasi, atau fungsi, mencakup proses bisnis seperti penjualan, pembelian, produksi, dan pemasaran, dan yang berhubungan dengan pengendalian internal diperlihatkan dalam dimensi ketiga dari kubus.

Kategori dari Objek/Tujuan

• ·        Operations Objectives (Tujuan Operasi)

Berisi tujuan dasar entitas, alasan utama bagi kelangsungan hidup perusahaan. Tujuan ini merupakan tujuan dasar bagi pemilihan keputusan manajemen yang berhubungan dengan struktur, pertimbangan industri, dan pelaksanaan perusahaan. Tujuan ini bermaksud untuk meningkatkan kualitas (menghindari pemborosan dan pengolahan ulang), mengurangi biaya – biaya dan waktu produksi, meningkatklan inovasi, serta meningkatkan kepuasan pelanggan dan karyawan.

• ·        Reporting Objectives (Tujuan Pelaporan)

Membahas persiapan – persiapan untuk membuat laporan yang dapat dipercaya/diandalkan. Tujuan ini berhubungan dengan pelaporan keuangan dan non keuangan, serta pelaporan untuk pihak internal dan ekternal. Tujuan pelaporan internal dimotori oleh keperluan – keperluan internal sebagai jawaban atas variasi dari kebutuhan potensial seperti arah strategi perusahaan, perencanaan operasi, dan penyelenggaraan metrikpada berbagai tingkatan perusahaan. Tujuan pelaporan ekternal dimotori terutama oleh peraturan - peraturan dan atau pendirian standar dengan akuntansi, dan standar lain setting organisasi.

·      External Financial Reporting Objectives (Tujuan Pelaporan Keuangan untuk Pihak Eksternal)

Perusahaan membutuhkan pelaporan keuangan untuk pihak ekternal dengan tujuan untuk memperoleh obligasi. Laporan keuangan yang handal merupakan prasyarat untuk dapat mengakses pasar modal dan untuk membuat kesepakatan juga dengan suplier. Investor, analis, dan kreditur juga membutuhkan laporan ini untuk menilai perusahaan dan untuk mengukur alternatif investasi.

·      External Non - Financial Reporting Objectives (Tujuan Pelaporan Non Keuangan untuk Pihak Eksternal)

Manajemen mungkin melaporkan informasi non keuangan kepada pihak eksternal yang berkenaan dengan peraturan - peraturan, standar atau kerangka kerja, termasuk di dalamnya pengendalian internal dan proses operasi.

·      Internal Financial and Non - Financial Reporting Objectives (Tujuan Pelaporan Keuangan dan Non Keuangan bagi Pihak Internal)

Informasi yang disediakan manajemen dalam laporan ini harus dapat dipercaya karena dibutuhkan untuk mengatur organisasi. Laporan ini mendukung pembuatan keputusan dan penilaian terhadap aktivitas dan penyelenggaraan perusahaan. Pelaporan ini didasarkan pada pilihan, pertimbangan - pertimbangan, dan gaya manajemen. Pelaporan ini berbeda - beda pada setiap perusahaan, karena setiap perusahaan memiliki perbedaan strategi, perencanaan operasi dan harapan - harapan yang berbeda.

• ·         Compliance Objectives (Tujuan Pemenuhan)

Pemilik harus memimpin aktivitas perusahaan dan sering mengambil tindakan spesifik yang sesuai dengan hukum dan peraturan - peraturan yang diterapkan. Perusahaan harus memahami hukum dan peraturan mana yang berseberangan dengan perusahaannya. Beberapa hukum dan peraturan pada umumnya diketahui dengan baik seperti yang berhubungan dengan pelaporan pengendalian internal setelah laporan keuangan dan pemenuhan lingkungan, tapi ada beberapa yang tidak dikenal, seperti peraturan yang diterapkan untuk perusahaan yang beroperasi pada wilayah asing terpencil.

Komponen - Komponen Pengendalian Internal

• ·        Control Environment (Lingkungan Pengendalian)

Lingkungan pengendalian adalah dasar bagi semua komponen lain dalam pengendalian internal. Dewan direksi dan manajemen yang mencerminkan sifat – sifat manajemen punbcak yang berkenaan dengan pentingnya pengendalian internal, serta harapan – harapan. Lingkungan pengendalian menyediakan kedisiplinan, proses, dan struktur. Ada lima prinsip yang berhubungan dengan lingkungan pengendalian, yaitu :

1.      Integritas dan nilai etika

2. Kemandirian manajemen dan pengevaluasian terhadap perkembangan dan penyelenggaraan pengendalian internal

3.      Pemberian wewenang dan tanggung jawab

4.      Komitmen terhadap kompetensi

5.      Organisasi memegang sendiri akuntansinya.

• ·         Risk Assessment (Penaksiran Resiko)

Penaksiran resiko adalah proses identifikasi dan analisis terhadap resiko untuk mencapai tujuan perusahaan, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana suatu resiko harus dikelola. Manajemen harus mempertimbangkan kemungkinan -  kemungkinan dari lingkungan eksternal yang sekiranya dapat menghalangi kemampuan perusahaan dalam mencapai tujuannya. Ada empat prinsip yang berhubungan dengan penaksiran resiko, yaitu :

1.   Manajemen menetapkan tujuan yang memiliki kejelasan yang cukup untuk memungkinkan identifikasi dan penaksiran resiko yang berhubungan dengan tujuan perusahaan.

2.     Organisasi mengidentifikasi resiko untuk mencapai tujuannya, serta menganalisis resiko untuk menentukan bagaimana resiko tersebut harus dikelola.

3   Organisasi harus mempertimbangkan potensi dalam penggelapan dalam penaksiran resiko dalam mencapai tujuannya.

4.  Organisasi mengidentifikasi dan menaksir perubahan – perubahan yang dapat memberikan pengaruh yang signifikan terhadap pengendalian internal.

• ·         Control Activities (Aktivitas Pengendalian)

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur untuk membantu menjamin bahwa petunjuk yang dibuat manajemen untuk mengurangi resiko dalam mencapai tujuannya telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian diselenggarakan pada berbagai tingkat perusahaan dan pada berbagai tingkatan fungsi dalam proses bisnis, dan lingkungan teknologi lain. Ada tiga prinsip yang berhubungan dengan aktifitas pengendalian, yaitu:

1.  Perusahaan menyeleksi dan mengembangkan aktifitas pengendalian yang memberikan kontribusi untuk mengurangi resiko dalam mencapai tujuan perusahaan yang dapat diterima pada semua level.

2.    Organisasi/perusahaan menyeleksi dan mengembangkan aktifitas pengendalian umum dengan teknologi untuk mendukung pencapaian tujuannya.

3  Organisasi menyebarkan aktifitas pengendalian yang digolongkan dalam kebjakan dan prosedur yang berkaitan untuk mempengaruhi kebijakan.

• ·         Information and Communication (Informasi dan Komunikasi)

Informasi dibutuhkan perusahaan untuk melaksanakan tanggung jawab pengendalian internal dalam mendukung tercapainya tujuan organisasi. Komunikasi terjadi baik secara internal maupun eksternal dan menyediakan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk melaksanakan aktifitas pengendalian internal dari hari ke hari. Komunikasi memungkinkan semua personil untuk memahami tanggung jawab pengendalian internal dan kepentingan mereka untuk mencapai tujuan. Ada tiga prinsip yang berhubungan dengan informasi dan komunikasi, yaitu :

1. Organisasi memperoleh atau menghasilkan dan menggunakan faktor – faktor yang berhubungan, kualitas informasi untuk mendukung berfungsinya komponen lain dalam pengendalian internal.

2.    Organisasi secara internal mengkomunikasikan informasi, yang meliputi tujuan dan tanggung jawab pengendalian internal, dibutuhkan untuk mendukung berfungsinya komponen lain dalam pengendalian internal.

3. Organisasi mengkomunikasikan dengan pihak eksternal mengenai berbagai hal yang mempengaruhi berfungsinya komponen lain dalam pengendalian internal.

• ·         Monitoring Activities (Aktifitas Pemantauan)

Aktivitas evaluasi yang dilakukan terus menerus, evaluasi terpisah, atau kombinasi dari keduanya yang digunakan untuk mengetahui apakah tiap – tiap komponen dari kelima komponen pengendalian internal, termasuk di dalamnya pengendalian yang mempengaruhi prinsip dalam tiap komponen telah ada dan berfungsi. Penemuan dalam evaluasi dan defisiensi yang serius akan dilaporkan manajemen kepada dewan direksi. Ada dua prinsip yang berhubungan dengan aktifitas pemantauan, yaitu :

1.  Organisasi menyeleksi, mengembangkan, dan menyajikan evaluasi terus menerus atau tersendiri untuk mengetahui apakah tiap komponen pengendalian internal sudah ada dan berfungsi.

2.    Organisasi mengevaluasi dan mengkomunikasikan defisiensi pengendalian internal pada waktu yang telah ditentukan/dijadwalkan pada bagian yang bertanggung jawab untuk memberikan tindakan korektif, termasuk di dalamnya manajemen puncak dan dewan direksi.

flowchart

Pengertian Sistem Penjualan Tunai
dalam usahanya untuk memenuhi kebutuhan pembeli dan bersama – sama
mendapatkan kepuasan dan keuntungan” Mc Leod (2001 : 5). Sedangkan
menurut Mulyadi (2001 : 452) Sistem penjualan tunai adalah sistem yang
melibatkan sumber daya dalam suatu organisasi, prosedur,data, serta sarana
pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga menghasilkan
informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

Teknik Dokumentasi Sistem

Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan :

1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

Ada banyak teknik dokumentasi sistem. Yang jelas, teknik dokumentasi sistem dapat dibedakan menjadi teknik untuk mendokumentasikan input sistem, proses sistem, database sistem dan output sistem.

Input dan output sistem biasanya didokumentasikan dalam bentuk rancangan input (rancangan dokumen) dan rancangan output. Rancangan dokumen tidak hanya berupa gambar dokumen, tetapi juga dilengkapi dengan penjelasan bagaimana mengisikan data ke dalam dokumen tersebut, siapa yang bertanggung jawab untuk mengarsip dokumen serta mengisi dokumen. Sedangkan rancangan output dapat berupa contoh-contoh laporan (output sistem.)

Yang paling banyak ragamnya adalah teknik untuk mendokumentasikan proses. Berikut adalah sebagian dari teknik untuk dokumentasi proses.

1. Flowchart program. Flowchart program biasa dibuat oleh programer untuk menggambarkan alur kode program.
2. Flowchart sistem. Flowchart sistem biasa dibuat oleh orang akuntansi untuk menggambarkan sistem operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan. Dalam flowchart sitem akan terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen dalam perusahaan. Flowchart sistem ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian internal dalam sebuah perusahaan.
3. Data Flow Diagram. Data flow diagram dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah organisasi. Data Flow Diagram berguna untuk menggambarkan proses tidak perduli apakah proses tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan komputer.  
4. Use Case. 

 

Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem :

• Analisis Sistem
  Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian   fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

• Desain Sistem
  Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

• Implementasi Sistem
  Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

Teknik-Teknik Sistem

• Bagan Arus (FlowChart)
  Merupakan alat yang digunakan untuk :
  a.      dokumentasi sistem yang sudah ada.
  b.      Mendesain sistem baru
  c.      Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
  1.      Dokumen flowchart
  2.      Sistem / proses flowchart

• Bagan Arus Dokumen
  Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
  Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart
  a.      Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.
  b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.
  c.      Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.
  d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

• Bagan Arus Sistem
  Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :
  -  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.
  -  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
  -  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

• Bagan Arus Program
  Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program.
  Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :
  1.      Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
  2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
  3.      Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
  4.      Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.
  5.      Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

• Data Flow Diagram (DFD)
  Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).
  Elemen dalam suatu DFD :
  a.      Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
  b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.
  c.      Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.
  d.      Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

• Bagan IPO dan HIPO
  - Bagan IPO
  Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu   sistem secara utuh.
  - Bagan HIPO
  Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

Flowchart Penjualan Tunai

Di atas tersaji flowchart penjualan tunai. Agar karyawan tidak memiliki peluang untuk melakukan kecurangan (fraud), maka sebaiknya penjualan tunai dilakukan oleh paling tidak 2 orang karyawan. Karyawan pertama bertugas sebagai pramuniaga. Sedangkan karyawan kedua bertanggung jawab untuk menerima kas dari pelanggan (kasir). Bagian pengambilan barang dapat dirangkap oleh karyawan pertama. 

Faktur penjualan tunai cukup dibuat rangkap dua. Pramuniaga akan menyiapkan faktur dua lembar dan menyerahkan faktur ke pelanggan. Pelanggan membawa faktur ke kasir dan membayar. Kasir menerima kas, dan mencap lunas kedua lembar faktur. Kedua lembar faktur dibawa oleh konsumen ke pramuniaga untuk mengambil barang. Pramuniaga mencap "telah diambil" pada kedua faktur tersebut. Faktur lembar pertama diserahkan ke konsumen sebagai bukti konsumen telah lunas membayar. Faktur lembar kedua diarsip pramuniaga. 

Sore hari, total faktur lembar kedua dari penjualan sepanjang hari harusnya cocok dengan saldo kas yang ada di tangan kasir. Total kas dan seluruh faktur akan diserahkan ke pemilik toko pada saat tutup toko.

Untuk penjualan kredit, flowchartnya sebagai berikut :

Flowchart Penjualan Kredit

Flowchart ini dibuat dengan asumsi berikut ini :

1. Perusahaan menjual secara kredit.
2. Perusahaan memproses transaksi penjualan secara manual.
3. Lokasi gudang terpisah dengan lokasi kantor (lokasi tempat parmuniaga melayani pesanan konsumen).